Le traitement des factures engendre des coûts bien avant que les sommes qui s’y trouvent soient réglées. Ces montants s’expliquent par les différentes étapes que les factures doivent suivre avant d’être envoyées puis payées. Découvrez tous les facteurs entrant en jeu dans le coût de traitement de factures. Trouvez également différentes solutions permettant de réduire cette charge.
Pourquoi le traitement des factures génère-t-il des coûts ?
Avant de passer au crible les différents éléments relatifs au traitement des factures, notez d’abord à quel type de charges vous devrez faire face. Ces coûts semblent être invisibles, pourtant la facturation a bel et bien un prix. Il faut savoir que le coût du traitement d’une facture varie entre 9 et 20 euros. Si on rapporte cette somme au nombre de factures traitées mensuellement par les entreprises, le total est assez conséquent. Envoyer les factures constitue aussi une charge pour l’entreprise. Un budget est ainsi également à prévoir pour l’impression, la mise sous pli, l’envoi et les affranchissements. Il est donc important de tenir compte de ces charges lorsque vous traitez une facture pour envoi et en réception.
À quoi correspondent les coûts de traitement des factures ?
Les coûts de traitement des factures se déclinent en deux catégories : les coûts directs et les coûts indirects.
Les coûts directs de traitement des factures
Ils sont généralement liés à l’édition et à l’archivage des factures de l’entreprise. Ils intègrent d’abord l’ensemble des dépenses relatives à la réception de la facture et au transfert de celle-ci vers le service concerné. Il faut également prendre en compte les pertes de temps liées à la lecture et à la vérification des données qui y sont inscrites. On peut en effet retrouver certaines erreurs de saisie dans les factures reçues ou à émettre. Enfin, la facture va passer par une étape de validation du paiement avant d’être archivée. Cette dernière étape génère aussi des coûts. Les entreprises doivent mobiliser certains fonds pour assurer le classement de l’ensemble de leurs factures. Pour cela, elles se voient obligées d’acheter plus de classeurs et d’armoires, et même de louer des espaces de stockage supplémentaires pour pouvoir ranger ces documents. Vous pouvez réduire ces charges avec des outils tels que le logiciel de dématérialisation Deltic, une solution conçue pour procéder au traitement de toutes les factures de façon simple, rapide et sécurisée.
D’autres éléments liés indirectement au traitement des factures sont également pris en compte dans ce type de charges. On peut citer les retards de paiement qui peuvent engendrer des pénalités. Il en est de même pour le non-respect des échéances. Des litiges peuvent en découler et risquent d’entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Il faut également savoir que les différentes étapes du traitement sont chronophages. Vous devez compter jusqu’à 8 jours pour boucler le traitement d’une facture en papier avant qu’elle soit archivée en bonne et due forme. Ce temps perdu est imputé sur le temps de travail du personnel traitant. En outre, plus le processus est long, plus le sentiment d’anxiété gagne les responsables. Cela peut ainsi impacter négativement la productivité des employés.
Comment optimiser les coûts de traitement des factures ?
Il est clair qu’il faut apporter des améliorations au processus de traitement de vos factures si vous souhaitez réduire les coûts relatifs à cet élément. Découvrez les différentes solutions qui vont vous permettre d’aboutir à cet objectif.
Centralisez la gestion de vos factures
Il n’est pas facile de s’y retrouver parmi les innombrables factures envoyées par vos différents fournisseurs. Dans les grandes entreprises, le nombre de factures réceptionnées atteint facilement la vingtaine par jour. Si elles sont mal rangées ou éparpillées dans les différents espaces de stockage, vous risquez de perdre facilement ces documents importants. Afin de gagner en efficacité dans le traitement de ces factures, pensez à centraliser leur gestion. Pour ce faire, vous devez regrouper l’ensemble de vos factures fournisseurs dans un seul espace de stockage. Cela est valable aussi bien pour les factures en papier que pour les factures électroniques. De cette manière, vous aurez une vue d’ensemble de toutes vos factures. Vous pouvez facilement voir celles qui doivent être réglées prochainement et celles qui sont en cours de paiement. Pour profiter d’un gain de temps optimal, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de centralisation des tâches.
Améliorez la procédure de traitement de vos factures
Si le processus de traitement des factures prend beaucoup de temps, c’est que certaines étapes sont trop chronophages. Cela peut entraîner des retards de paiement. De ce fait, il faut revoir si quelques-unes de ces étapes peuvent être réalisées plus rapidement, sans toutefois tomber dans le risque d’engendrer des erreurs dans les différentes tâches effectuées. Vérifiez ensuite si une ou plusieurs étapes n’apportent pas de valeur ajoutée dans votre procédure de traitement actuelle. Elles mobilisent du temps et du personnel, tout en étant inutiles dans l’ensemble du processus.
Optez pour la dématérialisation des factures
Numériser les factures permet de réduire significativement les coûts de traitement. Une facture dématérialisée coûte trois fois moins cher qu’une facture en papier. Cette solution permet également d’accroître la productivité des équipes financières et comptables. Elle est en effet pensée pour alléger la charge de travail liée à la gestion de ces factures. Chaque étape du processus est réalisée beaucoup plus rapidement. Ce qui permet à l’entreprise de réduire jusqu’à 30 % le temps consacré au traitement d’une facture fournisseur.
Cela implique que vous aurez moins d’erreurs de saisie et peu de retard de paiement. Vous aurez ainsi rarement à faire face à des litiges, car toutes les étapes ont été parfaitement réalisées. Il faut aussi prendre en compte les économies de temps et d’espace que vous pouvez faire par rapport au stockage physique. Dans tous les cas, la dématérialisation deviendra obligatoire prochainement. Selon l’article 56 de la loi de finances 2020, la réception des factures électroniques sera obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Il faut savoir qu’elle était censée entrer en vigueur le 1er janvier 2023, mais la date a été repoussée. Quant à l’obligation d’émettre une facture électronique, elle sera en vigueur le 1er janvier 2026.
