Les démarches nécessaires pour le changement d’adresse d’une association
Très fréquemment en France, les associations décident de changer leur adresse. En effet, plusieurs raisons peuvent être à l’origine de ce changement de siège social. Il est primordial d’effectuer les formalités de changement du siège social de votre association si l’adresse officielle de votre structure a changé. Pour déclarer la nouvelle adresse de votre association, vous devez effectuer certaines démarches administratives. Découvrez ici les étapes à respecter et les différents documents à présenter.
Siège social d’une association : de quoi s’agit-il concrètement ?
Le siège social ou adresse d’une association est généralement le lieu où, selon l’acte constitutif, elle a le centre administratif de ses activités. La notion de siège social est l’équivalent de la notion de domicile pour les personnes physiques. Le siège social d’une association doit être contenu dans ses statuts afin que quiconque puisse y avoir accès.
Le siège social est nécessaire pour conserver les documents de l’association (procès-verbaux, listes de membres, bilans…) et pour recevoir le courrier adressé à l’association. Il ne doit pas nécessairement s’agir du siège opérationnel ou du lieu où les membres se réunissent, ni du lieu où les activités de l’association sont menées.
Il peut s’agir de l’adresse du domicile du Président ou d’un membre, du bureau d’un professionnel, d’un lieu loué ou de locaux mis à disposition par la municipalité ou des organismes publics. L’important est qu’il y ait un numéro de maison et une boîte aux lettres pour recevoir le courrier. Le siège social d’une association peut également correspondre au siège social d’une activité commerciale (bureau, magasin, société, etc.). Toutefois, les deux activités doivent rester distinctes sur le plan comptable et fiscal.
Les préalables au changement d’adresse d’une association
Il peut arriver qu’une association ait besoin de changer de siège social pour diverses raisons. Tout d’abord, il faut dire que ce sont les statuts de l’association (également appelés contrat d’association) qui définissent les règles de gestion. Si les statuts n’ont pas fait état de la disposition relative au changement d’adresse, c’est aux membres de décider de la question. Par conséquent, la première chose à faire pour effectuer le changement d’adresse de son association est de convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres.
Cette assise a pour but d’approuver le changement de siège social et de rédiger un procès-verbal (PV) avec la résolution de l’assemblée. Dans ce PV, certaines informations doivent nécessairement figurer. En effet, vous devez mentionner l’ancienne adresse et la nouvelle, le nombre de personnes ayant voté pour ce changement et la modification des statuts qui en résulte.
Il n’y a pas d’obligation de modifier les statuts s’ils indiquent seulement la commune (et non l’adresse complète) où se trouve le siège social de l’association. Il n’y a pas non plus d’obligation de modifier les statuts si le transfert du siège social a lieu dans la même commune et que les statuts contiennent une mention de non modification du statut dans ce cas de changement d’adresse.
En substance, en cas de changement d’adresse, les statuts doivent être modifiés s’ils contiennent l’adresse complète du siège social. Le transfert du siège social dans une commune différente est une condition pour laquelle les statuts doivent être modifiés. Si les statuts ont la forme d’un acte, ils doivent également être modifiés par acte public. Cela signifie que le notaire doit assister à l’assemblée générale extraordinaire appelée à modifier les statuts et agir en tant que secrétaire rédigeant le procès-verbal.
Comment procéder à la déclaration de changement d’adresse ?
Une fois que tous les préalables ont été accomplis, vous pouvez maintenant lancer la procédure pour le changement d’adresse. En effet, vous devez déclarer impérativement le changement d’adresse dans un délai de 3 mois suivant la modification. Cette procédure se passe à la préfecture dont dépend la commune dans laquelle votre association dispose de son siège social. Néanmoins, si vous avez transféré le siège social dans un autre département, vous devez effectuer la déclaration dans la préfecture du département visé.
Pour faire changer l’adresse de votre association, vous pouvez le faire sur place, par courrier ou alors en ligne. Quelle que soit la méthode que vous employez, vous devez transmettre les informations suivantes :
un formulaire de changement d’adresse d’association,
une copie des statuts actualisés de l’association (cette copie doit être signée au minimum par 2 dirigeants de l’association),
le procès-verbal attestant la décision de changement d’adresse,
une attestation certifiant la domiciliation de votre association à la nouvelle adresse.
La déclaration de changement d’adresse est un document important, puisque c’est elle qui fait en sorte que le changement soit indiqué aux tiers. Une fois que vous effectuez la déclaration, vous recevez un récépissé de déclaration. Vous devez impérativement conserver précieusement ce récépissé, car il peut vous être d’une grande utilité. En effet, bien que le délai de livraison soit fixé à 5 jours, il peut arriver que la procédure prenne un peu plus de temps, du fait d’un grand nombre de dossiers à gérer. Si vous n’avez pas de déclaration de changement d’adresse, vous êtes, en tant que dirigeant, susceptible de payer une amende allant jusqu’à 3 000€.
La publication de la déclaration
Pour une association, il est primordial d’informer l’opinion publique du fait que l’adresse du siège social a changé. Ainsi, les dirigeants ont la possibilité de publier une annonce dans le Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) pour informer le public de la situation. Cependant, il est à noter que cela reste facultatif. Depuis le début de l’année 2020, pour publier un changement d’adresse sur le JOAFE, vous ne dépensez rien. En outre, vous n’êtes pas tenus d’informer l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) du changement d’adresse de votre association. Seules les associations qui disposent d’une immatriculation SIRENE sont tenues de le faire.
Voici les cas dans lesquelles vous devez donc communiquer le changement d’adresse à l’INSEE :
si votre association a employé ou emploie des salariés,
si votre association paie l’impôt sur les sociétés ou est assujettie à la TVA,
si l’État donne des subventions à votre association.
Les associations dont le siège se trouve en Moselle ou en Alsace n’obéissent pas aux mêmes réglementations en termes de démarches administratives relatives au changement d’adresse. En effet, sur le plan de l’organisation, les informations ne sont pas identiques que dans les autres départements de l’Hexagone. Un certain nombre de formalités sont plus complexes, tandis que d’autres sont plus simples. Néanmoins, il est primordial de toujours être en accord avec la réglementation en vigueur.
L’importance de rester vigilant après un changement d’adresse
À n’importe quel moment, votre association dispose du droit de changer d’adresse. Cependant, notez que les différentes formalités impliquent aussi un certain nombre de pièces justificatives. Pour un meilleur suivi, il est important de bénéficier par de l’accompagnement d’un professionnel, car à la moindre erreur, des sanctions pourraient tomber. Quand vous changez l’adresse de votre association, vous devez effectuer un certain suivi, car des répercussions annexes peuvent survenir. En effet, vous devez absolument transmettre les nouvelles coordonnées à votre banque, à vos différents partenaires ou assurances. Cela permettra d’éviter certains dommages comme l’envoi d’un chèque à votre ancienne adresse.
L’adresse de votre association doit être modifiée si vous déménagez dans une autre municipalité. Vous devrez mettre à jour les statuts et le règlement intérieur de votre association, mais également vous occuper d’autres formalités administratives. Vous ne pouvez attribuer à votre association qu’un seul siège juridique, mais vous pouvez établir autant de sièges opérationnels que vous le jugez utile. Il est donc important que vous maîtrisiez toutes les démarches administratives pour changer l’adresse de votre association à temps.
